La GED 100% Web, 100% utilisateur

ARROWS Doc est une application de gestion documentaire permettant d’organiser, de partager et de piloter la production et la publication de l’ensemble du référentiel documentaire de l’entreprise. La solution fonctionne dans un environnement 100% Web (Internet, Intranet, Extranet), tant pour l’utilisateur que pour le gestionnaire. Dotée de fonctionnalités évoluées de gestion électronique de documents (GED) et de gestion de projets, multi-bases et multi-serveurs, ARROWS Doc est le portail documentaire au travers duquel la capitalisation et la diffusion de la connaissance au sein de toute votre entreprise peuvent être assurées aisément.

Une gestion complète du cycle de vie de vos documents

La multiplicité des documents, leurs différents formats et destinataires (internes et externes), ... contribuent à accroître la complexité de la circulation et de la publication de l’information au sein et à l’extérieur de l’entreprise. ARROWS Doc résout cette problématique en vous permettant de suivre tout le cycle de vie d’un document depuis sa création jusqu’à sa publication, en passant par des phases de validation et d’archivage et ce, dans un environnement Web et multilingue.

Une utilisation simple et intuitive

ARROWS Doc s’appuie sur une arborescence sous forme de répertoires. Son fonctionnement s’articule autour d’une fiche signalétique qui regroupe tous les critères identifiant le document. Cette fiche permet alors d’organiser et de classer les informations qu’il contient, de les associer à des critères de recherche (auteur, titre, ...), de décrire leur cycle de vie (validation, publication, ...) et d’y associer tous types de fichiers. A la fois très simple d’utilisation et disposant d’un haut niveau de  personnalisation, ARROWS Doc vous permet de construire une véritable solution de gestion de la connaissance (Knowledge Management).

Points forts

De puissantes fonctionnalités de GED

• un plan de classement multi-critères pour une recherche transverse du document
• trois modes de recherche : identifiant, recherche avancée et en texte intégral (full text)
• une gestion poussée du versioning et des droits d’accès ainsi que du multiformat (articles, images, plans, rapports, devis, microfiches, contenus multimédia...)
• une fonction pour les utilisateurs nomades : extraction de fichiers rattachés sur le disque local (download) et rangement à partir du disque local directement dans la fiche signalétique par simple clic (upload)

Paramétrable et fortement orienté utilisateur

• une interface ergonomique Web avec des actions contextuelles par simple clic droit sur les fiches en fonction des droits et de l’état des fiches, ce qui permet une appropriation intuitive
• un rangement de fichiers par simple clic ou “drag & drop”
• la recherche d’un document est facilitée par une visualisation des fichiers en mode standard ou vignette

Une administration entièrement sur le Web

• un module d’administration puissant et entièrement paramétrable : icône, plan de classement multi-niveaux, classement du contenu des documents, gestion des droits...
• deux niveaux d’administration (utilisateur et administrateur) permettant de déléguer l’administration du plan de classement, des états des modèles et mots clés à chaque service de l’entreprise

Fonctionnalités

Gestion structurée de l’information

La recherche d’un document peut être réalisée en utilisant un plan de classement, un moteur de recherche intégrale (y compris dans les pièces jointes) ou grâce à la saisie d’un ensemble de critères tels que les mots-clés. Le plan de classement est hiérarchisé et permet de retrouver aisément et rapidement tout
document. A chaque niveau du plan de classement peuvent être associés des droits d’accès pour les utilisateurs (lecture/modification).

Gestion des modèles de fichiers

Avec ARROWS Doc, la génération d’un document peut être associée à un modèle (lettre, tableau Excel, plan Autocad, ...) disponible dans la bibliothèque; ces modèles permettent de générer des documents types tels que des rapports de visite, des fiches techniques, ...

Gestion des droits sécurisée et performante

Via une authentification Windows unique, l’utilisateur accède aux seuls menus, documents, fonctionnalités que lui autorise son profil, évitant ainsi la saisie redondante et fastidieuse de nombreux mots de passe. Par ailleurs, ARROWS Doc met en place un système de “check in /check out” des documents pour éviter les conflits de modifications.

Workflow paramétrable

L’administrateur peut créer plusieurs circuits de validation et en affecter un à chaque classement. L’arborescence entière du classement pourra hériter du même workflow ou dépendre d’un workflow différent en fonction du choix de l’administrateur. Ce workflow permet de gérer, entre autres, le versioning, les étapes intermédiaires de validation et l’archivage. Un outil de visualisation graphique de workflow est également inclus en standard dans le produit.